Die vorliegende Checkliste dient sowohl als Hilfestellung für die Leitung zur Gestaltung von Meetings, als auch für die Zusammenarbeiten der Teilnehmenden. Sie garantiert eine gemeinsame Verständnisbasis für die gemeinsame Arbeit.
Ganz wesentlich hängt der Verlauf eines guten Meetings von folgenden vier Faktoren ab, die sich gegenseitig bedingen:
- Die wertschätzende, kooperative und konstruktive Haltung der Meetingverantwortlichen und der Teilnehmenden bildet die Basis für eine gelingende Zusammenarbeit.
- Der klar und transparent formulierte Sinn und das Ziel des Meetings liefern die Motivation.
- Die systematische und umsichtige Vorbereitung von ausnahmslos allen am Meeting Teilnehmenden ermöglicht produktive Ergebnisse.
- Die fokussierte Zusammenarbeit sichert die Effizienz des Meeting.
A — Vor dem Meeting …
Ein oder zwei Meetingverantwortliche legen fest:
- Sinn, Ziel und Zweck des Meetings (Ein übergeordnetes Ziel des Meetings sollte sein, dass alle Teilnehmenden am Ende mehr Energie und Klarheit als vorher haben.)
- Menge, Inhalt und Umfang der TOPs
- das Format des Meetings, passend zu Sinn und Menge der TOPs
- den Raum, die Ausstattung, das Material, den Service, die Versorgung
- das Datum, die Zeit und die Dauer
B — Die Einladung enthält:
- Datum, Zeit, Dauer, Ort und organisatorische Angaben
- die Namen der Eingeladenen, wichtig: Nur Menschen, die wirklich für das Meeting gebraucht werden
- wer das Meeting moderiert
- Sinn, Ziel und Zweck des Meetings
- die Tagesordnungspunkte (TOPs) mit:
- die Aufgabe/Ziel für jeden TOP (z. B. informieren, brainstormen, abarbeiten, Bilanz ziehen, nächsten Arbeitsschritt definieren, Strategie entwickeln)
- den Beteiligungs-/Entscheidungsgrad der Teilnehmenden für jeden TOP
- das Zeitfenster für jeden TOP
- eine Sachvertreter!n für jeden TOP
C — Zu Beginn des Meetings ….
- Das Meeting beginnt mit einem kurzen Check-in, in dem die Teilnehmenden teilen, wie es ihnen geht und mit welchen Gedanken sie da sind. Es ist ratsam hierfür eine Zeitbegrenzung pro Person über eine Methode festzulegen z. B.: die Anzahl der Sätze, drei Begriffe einer Kategorie oder ein Hashtag etc.
- Es wird geklärt, wer das Meeting wie protokolliert und über welchen Kommunikationsweg das Protokoll bis wann geteilt wird.
- Es wird geklärt, ob es wichtige ungenannte TOPs gibt, die aufgenommen werden sollen/müssen.
- Es wird geklärt, wer Zeitwächter:in ist.
- Es wird geklärt, wer Sachvertreter:in für welches Thema ist.
- Es wird das aktualisierte Ende des Meetings festgelegt.
D — Während des Meetings …
- Alle konzentrieren sich voll auf das Meeting. Niemand macht etwas anderes nebenbei.
- Alle Personen im Meeting kommen zu Wort. Keine*r wird unterbrochen.
- Alle halten ihren eigenen Beitrag sehr kurz.
- Die Mitglieder machen vor ihrem Beitrag deutlich, welche Qualität ihr Beitrag hat z. B: offene Ergänzung, weitere Meinung, Gegenrede, individuell-persönliche Ansicht,
Fachbeitrag, Antrag, Beitrag als Funktions- oder Entscheidungsträger etc. Niemand wiederholt sich (oder macht dies kenntlich und begründet die Wiederholung). - Verständnisfragen sind jederzeit willkommen und bekommen, wenn möglich Vorrang.
- Angedeutete Stimmungsschwankungen, Unstimmigkeiten oder Spannungen werden von der Moderation wahrgenommen und so bald wie möglich thematisiert, sonst verschaffen sich Störungen mächtig Vorrang.
- Während des Meetings wird ein Spannungsspeicher geführt. Hier werden alle Themen, Fragen und Bedenken notiert, die nicht in die TOPs passen, bzw. nicht während des Meetings bearbeitet werden können und einen anderen Ort und Zeit der Bearbeitung brauchen.
- Alle freuen sich, wenn To-dos für sie abfallen und verlassen das Meeting mit konkreten nächsten Schritten (inklusive Deadlines).
Am Ende jedes TOPs werden von der Moderator:in eine Zusammenfassung und das Ergebnis formuliert.
E — Am Ende des Meetings ….
- Eine:n Meetingverantwortliche:n für die Vorbereitung des nächsten Meetings wird bestimmt.
- Ein Datum und Zeitpunkt wird bestimmt und erste Inhalte werden gesammelt.
- Das Meeting endet mit einem Check-out. Die Teilnehmenden reflektieren sehr kurz (ohne in irgendeiner Weise in ein Thema einzusteigen), wie das Meeting für sie war und was sie sich für das nächste Wünschen.
- Die Moderator:in drückt die Wertschätzung für die geleistete Arbeit und Konzentration aus.